オンライン秘書という言葉は聞いたことがある
便利そうだし、使えたら楽になりそう
そう思っているのに、いざ頼もうとすると止まってしまう人は多いものです。
何を頼めばいいか分からない。
毎月お願いする仕事が思い浮かばない。
結局、自分でやった方が早い気がして、ページを閉じる。
これは珍しい状態ではありません。
オンライン秘書が合わないのではなく、業務内容のイメージが足りないだけのケースがほとんどです。
この記事は、オンライン秘書の「正解」を教えるものではありません。こういう使い方もあるという選択肢の一部を並べたカタログです。
実はオンライン秘書の一番の価値は、「何を頼めばいいか分からない状態」から一緒に整理できるところです。
「まだ使いどころが見えてないけれど、どうすればいいのかな」と悩んでいる方はこちらからどうぞ。
オンライン秘書業務カタログの使い方
「オンライン秘書に何が頼めるのか、まだよく分からない」そんな方に向けたカタログです。
- 全部を頼む必要はありません
- 毎月仕事がなくても成立する関わり方もあります
- 当てはまるものが1つあれば十分です
何を頼むか決めてから相談する必要はありません。
まずは、自分がどこで詰まっているかを見るために活用してください。
オンライン秘書の仕事カタログ10選
ここでは、特に私が依頼されることの多いオンライン秘書業務を10個紹介します。
1. 経理業務
請求書の作成や入金確認、経費の入力など、「後回しにしがちだけど、やらないわけにいかない」お金まわりの業務を指します。
向いている状態
お金まわりが後回しになり、月末に大変な思いをしている方におすすめです。毎月必ず発生する業務だからこそ、「考えなくても回る状態」を作る価値があります。
月に1回必ず請求業務がある場合、それをオンライン秘書に任せればもう自分で覚えておく必要はありません。
お金まわりを放置してしまうと、相手に不安を与えてしまうことがあります。また、本来受け取れるはずのお金を、請求しそびれてしまうケースも少なくありません。
経理は切り分けがしやすく人に任せやすいので外注しやすい業務です。初めてのオンライン秘書業務として選ばれる人の多い分野でもあります。「毎月頼まなくてもいい外注」の代表例でもあります。
2. データ整理
スプレッドシートやExcel、フォルダ内の資料など、日々たまっていく業務データを後から使える形に整える業務です。
向いている状態
・データが増えすぎて、把握しきれなくなっている
・過去の資料や数値を探す時間がもったいないと感じている
・自分しか分からない管理になっている
データ自体はあるのに、使える状態になっていないケースに向いています。
データ整理を後回しにすると、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかり、作業や判断のスピードが落ちがちです。
データ整理は切り分けがしやすく、一度整えればその後は自分で回しやすい業務でもあります。
また、毎月月初にデータ整理が必要であれば、それを依頼し続けると手間と負担軽減につながります。
「お金周りを他人に依頼するのは不安」そんな方が、試しやすい業務でもあります。
3. 情報収集
調べものや比較検討、資料探しなど、判断に必要な情報を集めてまとめる業務です。
向いている状態
・調べることが多く、手が止まりがち
・情報が多すぎて、何を信じればいいか分からない
・本業以外の調査に時間を取られている
「調べれば分かる」と分かっているけれど、調べる時間が負担になっているケースに向いています。
情報収集を後回しにすると、判断が遅れたり、同じ調べものを繰り返しがちです。
情報収集は目的さえ共有できれば任せやすく、一度まとめてもらうだけでも、その後の判断が楽になります。
一度だけの依頼でも成立する外注として使われることもあります。
「自分で考える時間を確保したい」という方にとって、外注しやすい業務といえます。
4. ブログ作成
ブログ記事の構成作成、下書き作成、既存記事の整え直しなど、発信に必要な文章まわりの業務です。
向いている状態
・書きたい内容はあるのに、手が止まっている
・構成を考えるところで時間がかかってしまう
・発信を続けたいが、作業の負担が大きい
考えはあるのに、形にするところで詰まっているケースに向いています。
ブログ作成を後回しにすると、発信の間隔が空き、書こうと思った内容も流れてしまいがちです。
ブログ作成は、目的やトーンを共有できれば切り分けやすく、一部だけ任せる形でも成立します。
毎回すべてを任せる必要はありません。
一方、ディレクターからライティングまですべてを任せることも可能です。
5. 予約・リマインド
打ち合わせや各種手配、期限管理・リマインドなど、覚えておく前提で回っている業務を外に出す業務です。
向いている状態
・予定が頭の中に溜まりがち
・抜けやすい予定や締切が増えてきた
・本来考えたいことに集中できていない
忘れてはいけないと分かっている分、常に気を張っている状態になりやすい業務です。
予約やリマインドを後回しにすると、予定の抜けや遅れが起きやすくなり、余計な確認やリカバリーが増えていきます。
予約・リマインドは作業内容が明確で、一度流れを決めてしまえば任せやすい業務です。
「自分が覚えておかないと」というプレッシャーから解放されるので、他の業務と合わせて追加する人も少なくありません。
6. メール送信・管理
問い合わせ対応や日常的な連絡、必要なメールを送る・確認する・整理するなど、やり取りを滞らせないための業務です。
向いている状態
・メールの数が多く、後回しになりがち
・返信し忘れや見落としが増えてきた
・メール対応で思考が分断されている
すぐ返さなければと分かっている分、常に気にかけている状態になりやすい業務になります。
メール送信・管理を後回しにすると、対応漏れや確認のやり直しが増え、やり取り全体に時間がかかることも。
メール対応は内容とルールを共有できれば切り分けやすく、一部だけ任せる形でも成立します。
日常業務の負担を軽減するために効果的です。
7. 画像生成
ブログやSNS、資料などで使う画像を用意する作業です。
内容を伝えるための補助として使う画像を整えます。
向いている状態
・文章はあるのに、画像で止まっている
・毎回フリー素材を探すのが負担
・デザインに時間をかけすぎてしまう
画像そのものより、
用意する手間がネックになっているケースに向いています。
画像生成を後回しにすると、発信や資料作成が進まず、「あとでやろう」が積み重なりがちです。
画像生成は用途や雰囲気を共有できれば切り分けやすく、一度型を決めてしまえば、その後の作業も軽くなります。
必要なときだけ依頼すればいいので、取り入れやすいのもポイントです。
8. SNS運用
投稿作成や予約投稿、コメント確認など、日々の発信を止めずに回すための業務です。
向いている状態
・投稿の頻度が安定しない
・内容より「出す作業」で止まっている
・反応確認に時間を取られている
続けたい気持ちはあるのに、運用の負担が積み重なっているケースに向いています。
SNS運用を後回しにすると、発信の間隔が空き、再開のハードルが上がることも。
SNS運用は役割を切り分けやすく、投稿作成や予約、確認作業だけを任せる形でもOKです。
必要な部分だけ依頼できるのが特徴です。
9. マニュアル作成
業務の流れや手順を聞き取り、誰が見ても再現できる形にまとめる業務です。
向いている状態
・自分しか分からないやり方で業務が回っている
・説明するたびに、内容が少しずつ変わってしまう
・人に任せたいが、どう伝えればいいか分からない
頭の中では分かっているのに、言葉や形にできていない業務があるケースに向いています。
マニュアルがないまま業務を続けていると、毎回説明が必要になり、人に任せるたびに負担が増えていきます。
マニュアル作成は、一度形にしてしまえば長く使えます。
毎月頼む必要はなく、必要なタイミングにだけ注文できるのも特徴です。
10. 業務整理
今やっている業務や考えていることを聞き取り、何をやるか・何をやらないかを言葉にして分ける業務です。
向いている状態
・忙しいのに、何に時間を使っているか分からない
・外注したい気持ちはあるが、頼み方が見えない
・頭の中が散らかっていて、判断が後回しになっている
仕事自体ではなく、考えや判断の前段階で詰まっているケースに向いています。
業務整理をしないまま進めると、同じところで考え続け、必要以上に一人で抱え込む状態になりがちです。
業務整理は、何かを「お願いする前」に一度立ち止まるための作業です。
毎月依頼するものではなく、状況が変わったときや、迷いが出たときに関わる形でも構いません。
外注を決める前やオンライン秘書を雇う前に業務整理を行う方が多く見られます。
オンライン秘書のよくある誤解
ここでは、オンライン秘書のよくある誤解について紹介します
継続契約しないと意味がない？
オンライン秘書は継続契約が必要というイメージを持たれがちですが、必須ではありません。
・業務整理のみで活用する
・困ったときだけ声をかける
・必要なところだけ頼む
こんなかかわり方でも大丈夫です。
整理してから相談しないといけない？
また、オンライン秘書を頼むにはちゃんと業務を整理してから相談しないとダメだと思い込んでいる人もいます。
でも、実際は整理できていない状態で外に出しても構いません。何が分からないかが分からない段階でも、安心して相談してください。
外注は「楽をするため」のもの？
また、外注は自分が手を抜くために使うものだと思い込み、罪悪感から頼めない人もいます。
しかし、経営者がコア業務に集中するためにバックグラウンド業務を外注するのは当然の手段です。
多くの場合、社長の時間を時給換算すると、思っている以上の金額になることも少なくありません。
その貴重な時間を事務作業で潰すのは損失です。必要に応じてオンライン秘書を活用すると、本当に必要な業務に集中できます。
オンライン秘書│じゃあ、どう始めればいい？
何を頼むか決まっていなくて問題ありません。
まずは、次の2点を言葉にするだけで十分です。
- 今、何が一番しんどいか
- どこで止まっているか
「オンライン秘書を頼むかどうか」も、話したあとに決めて構いません。
まずは状況を整理するだけの相談でも大丈夫です。必要であれば、その先を一緒に考えます。
オンライン秘書は万能だからこそ、迷いやすい
オンライン秘書は万能ですが、万能だからこそ、使い方が分かりにくい面もあります。
しかし、実際にオンライン秘書を導入した方からは、「仕事が楽に進むようになった」という声も届いています。
このカタログは、依頼するための正解集ではありません。
オンライン秘書業務について考えるための判断材料としてご活用ください。
ここで紹介した内容は一例です。
実際の業務は、状況に応じて柔軟に組み立てています。
気になることがあれば、相談だけでも構いません。ご相談は、アスハピナビ代表 伊藤さりなが直接お受けします。
オンライン秘書について話を聞いてみたい方は、今すぐご連絡ください。
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